Weiter gehts mit dem 2. Teil der Blog Serie „No-Code-Ampelfunktion – Bedingte Formatierung, ContentTypes und SharePoint Designer“.

Für die in Teil 1 angelegte Liste wird zunächst ein ContentType im ContentType Hub angelegt.

Der ContentType-Hub ist mit einer Instanz des Services „Verwalteter Metadatendienst“ verknüpft. Alle Webanwendungen, die diese Dienstanwendung zugewiesen haben, „erben“ die veröffentlichten Inhaltstypen aus dem Hub. Dabei ist der Hub erst einmal nur eine Websitecollection mit dem entsprechenden aktivierten Feature Inhaltstyp-Veröffentlichungshub:

Aktivieren der Inhaltstyp-Veröffentlichung

Neben dieser Feature-Aktivierung, muss die SiteCollection auch in der Dienstanwendung als Inhaltstyp-Hub eingetragen sein. Dazu einfach die

Zentraladministration –> Anwendungsverwaltung –> Dienstanwendungen verwalten

aufrufen. Dann den Verwalteten Metadatendienst markieren und die Eigenschaften aufrufen. Am Ende des Dialoges kann dann die SiteCollection für den Inhaltstyphub eingetragen werden.

Festlegen der SiteCollection

ÜBRIGENS:

Wer sich verschrieben hat, muss keinen Schrecken bekommen, dass er die URL über die GUI nun nicht mehr ändern kann. Der Powershell-Befehl:

Set-SPMetadataServiceApplication [NameDesMetadatenServices] -HubUri [URLdesHubs]

schafft Abhilfe!

Wer mehr über Managed Metadata (Taxonomien) und die Verteilung von ContentTypes via ContentType-Hub erfahren möchte, dem steht mit diesem TechNet-Artikel ein guter Startpunkt zur Verfügung.

Ist dies alles erledigt, kann der benötigte Inhaltstyp (ContentType) im ContentType-Hub angelegt werden.

1. Zunächst habe ich einige Websitepsalten im Inhaltstyp-Hub angelegt. Entscheidend für unsere Ampelfunktion ist dabei die Spalte “Projektampel” vom Typ “Hyperlink oder Bild”.
   Zum besseren Wiederfinden hier gruppiert unter „rku-Projekte“: 
   

   Zusammenfassung der Features

    

2. Dann den Inhaltstyp mit den benötigten Spalten erstellen. Wir werden diesen hinterher in einer benutzerdefinierten Liste verwenden, somit leiten wir unseren Inhaltstyp von Element ab (s. Übergeordnetes Element) .
   Die Spalte Übersicht (Typ: Ja/Nein) verwenden wir in Teil 3 um die Sichtbarkeit auf einer übergeordneten Portalseite zu steuern.Wichtig: Die Spalte Projektampel ist ausgeblendet. Das bedeutet, dass sie in den Standardformularen (NewForm, EditForm, DisplayForm) nicht angezeigt wird. Diese Spalte wird nur dazu dienen, das entsprechende Ampelbild anzuzeigen. 
   

   Websiteinhaltstypen

    

3. Den Inhaltstyp unter „Veröffentlichung für diesen Inhaltstyp verwalten“ veröffentlichen. WICHTIG: Auch wenn das die Standardeinstellung ist, muss die Veröffentlichung einmal bestätigt werden. Ansonsten erfolgt keine Verteilung auf die angeschlossenen Sites.
   

   Veröffentlichung des Inhaltstypen

    

   Erst jetzt wird das letzte erfolgreiche Veröffentlichungsdatum gesetzt und der Inhaltstyp per Timerjob auf die übrigen SiteCollections und Sites verteilt (kann also etwas dauern).
   Wer das abkürzen will kann auch manuell per Zentraladministration die beiden Jobs Inhaltstyphub und danach Inhaltstypabonnent für die gewünschte Webanwendung ausführen.

4. Jetzt erstellen wir eine leere, benutzerdefinierte Liste namens „Projektattribute“.
5. In den Listeneinstellungen unter Erweiterte Einstellung die „Verwaltung von Inhaltstypen zulassen” auf „ja“ stellen.
   

   Verwaltung von Inhaltstypen

    

6. Dann den vorher erstellten Inhaltstyp, in diesem Beispiel „rku-Projektampel“ als Inhaltstyp der Liste hinzufügen und den Standard-Inhaltstyp “Element” löschen.
   Danach sollte das Ganze in etwa so aussehen: 
   

   Zuordnung der Inhaltstypen

    

7. Somit ist die Liste erst einmal komplett

Fehlt noch das setzen der Bild URL. Unser Ziel war eine No-Code Lösung, also fällt ein Event-Receiver aus. Bleibt ein Workflow per SharePoint-Designer (SPD).

1. Jetzt erstellen wir den Listen-Workflow im SPD. Abhängig vom Inhalt der Spalte Wert setzen wir das Hyperlink-Feld.
   Die Werte für das Hyperlinkfeld, hier in den Variablen „Ampel<farbe>“ sind in der Form Link, Kommentar (mit Leerzeichen nach dem Komma) anzulegen.
   Hinweis: Im /_layouts/images-Pfad (“14-hive”) des SharePoint gibt es bereits viele schöne Ampeln, die wir nutzen können. 
   

   Definition der Variablen

    

   Man kann auch einen Workflow an den Inhaltstyp hängen. Der Workflow selber wird aber leider NICHT mit publiziert (mehr dazu in Bill English’s Blog), womit wir auf Visual Studio zurückgreifen müssten und Ziel war ja eine NoCode-Lösung .

2. Fertig:
   

   Die fertige Ampel im Webpart

    

Ergebnis: Mit Inhaltstypen lässt sich das Problem „Ampel“ lösen. Nachdem der Inhaltstyp Projektampel korrekt funktioniert, fehlt noch die kumulierte Sicht auf der Projekt-Portalseite. Da für die Ampel einen Inhaltstyp erstellt haben, ist dies nun ein Kinderspiel. Hier hilft uns das Webpart „Inhaltsabfrage“ weiter.  Wie das funktioniert, zeige ich in Teil 3 dieser Blogserie.

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