Heute habe ich mich wieder mit einer interessanten Neuerung in SharePoint 2013, dieses Mal im Gewand von Office 365, beschäftigt. Konkret geht es um die Website Mailbox. Mit dieser ist es möglich, jeder SharePoint Webseite eine eigene, gemeinsam genutzte Exchange Mailbox zuzuweisen. Administratoren und Mitglieder (dies bezieht sich auf die korrespondierenden SharePoint-Gruppen) der Webseite können dann gemeinsam auf Emails, die an die Mailbox geschickt werden, zugreifen, diese bearbeiten oder beantworten. Die Mailbox könnte zum Beispiel auf einem Projektarbeitsbereich, vielleicht auch als Support-Mechanismus oder Ticketsystem genutzt werden.

Einen groben Überblick gibt dieser TechNet-Artikel:
http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj150499%28v=exchg.150%29.aspx

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Es gibt eine Reihe von Voraussetzungen die erfüllt sein müssen, damit die Website Mailboxen funktionieren:

• der User Profile Store inkl. Profile Sync müssen eingerichtet sein und funktionieren
• ein funktionierender Exchange Server 2013 muss vorhanden sein
• SSL Verschlüsselung ist mindestens auf dem SharePoint Server erforderlich
• um alles einzurichten muss man SharePoint und Exchange Administrator sein (eigentlich logisch )
• Wenn auf SharePoint Bibliotheken zugegriffen werden soll, müssen die Benutzer die Webseite der Dokumentbibliothek als Trusted Site eingerichtet haben

Hier gibt’s auch nochmal die Übersicht und eine genauere Installationsanleitung. Diese kann ich derzeit noch nicht bieten, da ich dieses Feature mit Office 365 getestet habe. Ich werde aber versuchen eine Installations- und Konfigurationsanleitung nachzureichen:

http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj552524%28v=office.15%29.aspx

Welche Features bietet die Website-Mailbox?

• Nahtlose Integration von SharePoint 2013 Dokumentbibliotheken in die Mailbox
• Anzeige der Mailbox in der SharePoint 2013 Oberfläche
• Gemeinsamer Zugriff auf die Mailbox durch die SharePoint Benutzer (müssen sich in der Administratoren- oder Mitglieder-Gruppe befinden)

Wie funktioniert es?

Zunächst startet man mit einer ganz normalen SharePoint 2013-Website. Diese ist hier eine Standard-Teamsite:

Danach muss man über die „Site Actions“ –> „Site Settings“ –> „Manage site features“ das Feature “Site Mailbox” aktivieren:

Der Link zur Mailbox wird sofort nach der Aktivierung in der Schnellnavigation eingerichtet:

Der Link lässt sich dann natürlich beliebig verschieben. Im Detail wird auf die folgende Seite verlinkt “/webseite/_layouts/15/TeamMailbox/mailbox.aspx”.

Mit einem Klick auf den nun vorhandenen Link wird die Website-Mailbox eingerichtet:

Wenn dies abgeschlossen ist, was nur einen kurzen Augenblick dauert, hat man die Möglichkeit die Sprache und Zeitzone der Mailbox festzulegen:

Danach erhält man Zugriff auf die Mailbox und kann diese nutzen:

Die Email-Adresse der Mailbox wird automatisch vergeben – in diesem Fall „Websitename@Domäne”. Ob dies auf der Exchange-Seite noch geändert werden kann, konnte ich bisher nicht feststellen.

Folgende Funktionen konnte ich ebenfalls nicht verifizieren. Ich wäre über Input, wie ich die Features zum Laufen bekomme, sehr dankbar.

• Anzeige der SharePoint-Dokumentbibliotheken in der Mailbox (Ich nehme an, dass dies über den “Site Settings”-Button oben rechts in der Mailbox geht. Allerdings bekomme ich hier einen Access Denied-Fehler beim Zugriff auf Exchange 365
• Anzeige der Mailbox in der SharePoint-Oberfläche. Ich habe hier keine Webparts oder ähnliches gefunden

Außerdem konnte ich nicht feststellen, wo genau die Mailbox im Exchange angelegt wird. Mir fehlen da vermutlich einfach die Rechte im Exchange 365, genau wie beim Einbinden der Bibliotheken in die Mailbox.

Insgesamt wieder ein sehr spannendes Feature mit vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in der Praxis. Ich werde demnächst mal versuchen eine eigene Infrastruktur aufzusetzen und die kleineren Ungereimtheiten aufzulösen. Bis dahin: Viel Spaß beim ausprobieren…