Die Workflow-Veteranen kenne es: wenn ich in SharePoint einen neuen Workflow veröffentliche, dann wird in der Liste eine neue Spalte erstellt, die den Status des Workflows wiederspiegelt.
In der Regel sind das: In Bearbeitung, Abgeschlossen, Fehler und Abgebrochen.
Über entsprechende Actions im Workflow, kann man hier auch einen anderen Status rein schreiben, z.B. ob ein Inhalt genehmigt wurde oder in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Workflow befindet.
Mit SharePoint 2013 hat Microsoft neben der traditionellen Workflow-Engine aus dem .Net Framework auch die Windows Azure Workflows (WAW) mit eingebunden. Diese sind zunächst einmal komplett unabhängig von SharePoint.
Wenn über die WAW ein Workflow veröffentlicht wird, dann wird für diesen Workflow ebenfalls eine neue Spalte angelegt um den Status anzuzeigen, aber der Workflow schreibt im Gegensatz zu den klassischen Workflows wird beim Starten einer neuer Workflow Instanz keinen initialen Status. Das bedeutet, dass die Spalte zunächst leer bleibt.
Das ist deshalb interessant, weil die Spalte eine Link auf die laufende Workflow-Instanz beinhaltet. Mit einem Klick auf den Link bekommt also direkt alle Aufgaben des Workflows sowie den Workflow-Verlauf angezeigt. Ist die Spalte leer, gibt es als Konsequenz auch keinen Link und somit kommt man nur über das Workflow-Menu des jeweiligen Elements an den Workflowverlauf.
Als Lösung sollte man also als ersten Schritt in einem Workflow immer einen Status setzen – damit sichergestellt ist, dass es den Link in der Spalte auch gibt. Wenn man mit dem SharePoint-Designer einen Workflow erstellt, dann wird automatisch als Status der Name der jeweiligen Workflow-Stufe eingefügt, bei Nintex muss man das manuell mit einer entsprechenden Action machen.
Zu beachten ist außerdem, dass am Ende des Workflows der Status ggf. noch auf “Abgeschlossen” oder so gesetzt werden sollte. Das gilt sowohl für Nintex als auch für Designer Workflows, sonst bleibt in der Spalte der zuletzt gesetzte Status stehen, der ggf. nicht den tatsächlichen Status des Workflows wiederspiegelt.
